RACI MATRIX ile Organizasyonel Gelişim / Proje Yönetimi

Yazan: Erdem Demirci Tarih: Ct, 01/02/2021 - 20:36

 

RACI matrisi nedir?

Karmaşık projeler, ekipteki görevlerin izini kaybetmesini kolaylaştırır. RACI matrisi, bir projedeki her görev, kilometre taşı veya karar için roller ve sorumluluklar atamak için kullanılan basit bir matristir. Her bir proje görevinde hangi rollerin hangi seviyede yer aldığını net bir şekilde belirleyerek, kafa karışıklığını ortadan kaldırabilirsiniz.

Bir RACI matrisi, proje rollerini ve sorumluluklarını tanımlamayı ve belgelemeyi amaçlar. Bir görevi veya bir teslimatı tamamlamada çeşitli rollerin katılımını açıklar. 
RACI matrix uygulamalarında sadece bir Yönetici(A) kişi (işi imzalayan-onaylayan), birden fazla sorumlu(R) kişi (işi yapan), potansiyel olarak birden fazla danışılan(D) (girdi veren) ve potansiyel olarak bilgilendirilmesi(I) gereken birçok kişi olabilir.Matris’deki atamalar ingilizce kelimelerin ilk harflerinde oluşmaktadır.

RRESPONSIBLE

SORUMLU

İşi fiilen yapan kişilerdir. Görevleri tamamlamaktan sorumludur.İşe atanan kişi veya pozisyonları işaret eder.Her göreve, etkinliğe veya karara bağlı en az bir Sorumlu olması gerekir, ancak proje hakkında geniş bilgi ve anlayışa sahip oldukları için birkaç kişi sorumlu olabilir.
Sorumluluk rolü, örneğin, teknik yazar ise, teknik yazar çevrimiçi yardım dosyalarını yazmaktan sorumlu olabilir. Bir yazılım geliştiricisi yardım dosyalarını yazmaz, ancak bu dosyaları ürüne dahil edebilir ve bu farklı bir görev olabilir.

AAccountable

YÖNETİCİ

İşin doğru şekilde ilerlemesini sağlar.İşi sorumlulara devredendir. Yönetici, görevin tamamlanması için nihai yetkiye veya hesap verebilirliğe sahiptir. Bu kişi çalışmayı delege eder ve tamamlanmış sayılmadan önce görevi veya teslim edilebilir olanı gözden geçirir.Görev, amaç veya karar tamamlandığında onaylayan (TEK) kişidir.Her bir göreve veya teslim edilecek kişiye atanmış yalnızca bir Yönetici kişiye sahip olduğunuzdan emin olun.
Çevrimiçi yardım geliştiren bir teknik yazar ve yardım dosyalarını içeren bir yazılım geliştiricisinin önceki örneğinde olduğu gibi, bir ürün yöneticisi, dosyaların üründe olduğunu görmekten sorumlu olabilir.

CConsultant

DANIŞMAN

Proje için uzman görüşü ve tavsiye sağlayan kişilerdir.Bu genellikle iki yönlü iletişimi içerir.Bu iletişim genellikle Sorumlu taraflarla gerçekleşir.
Fikirleri aranan kişi veya paydaşlar, tipik olarak konu uzmanları, aktif katılımcılar ve faaliyetlerin gerçekleştirilme şekli hakkında bilgi sahibidirler. Bir görev yerine getirilmeden önce, görev hakkında son sözlerini almak önemlidir.  
Çok sayıdaki danışman görev süresini uzatabileceğinden ve düşük performans riskini artırabileceğinden danışmanlar dikkatlice düşünülmelidir.

IInformed

BİLGİLENDİRİLEN

İlerleme veya kararlar konusunda güncel bilgilerin sunulduğu taraftır.Faaliyetlere katılmazlar,görevin tamamlanmasından sonra sadece bilgilendirilirler.Bu iletişim doğası gereği tek yönlüdür.Bu rol, diğer görev ve gereksinimleri bağımlılıkları göstermeye yardımcı olur.Ayrıca görevde şeffaflığı sağlar.Döngüye düzenli olarak dahil edilmesi gereken kişilerdir.

RACI matrisinin faydaları

  • Kişisel yargılar ve politikaları süreçten kaldıracak ve ekibinizin oluşturduğunuz bir çerçeve içinde sorumlu şekilde hareket etme becerisine elde edilir.
  • Bir RACI matrisi özünde, proje rolleri ve sorumlulukları hakkında net beklentiler belirlemenize yardımcı olur. Bu şekilde, görevler ön uçta açıkça tanımlanmadığı için aynı görev üzerinde veya birbirlerine karşı çalışan birden fazla kişi olmaz.
  • RACI matrisi, bir projenin yapılması gereken her şeyin bunu yapacak birine atanmasını sağlar.
  • Bir RACI matrisi özünde, proje rolleri ve sorumlulukları hakkında net beklentiler belirlemenize yardımcı olur.
  • Her görev için paydaşların rolleri ve sorumlulukları hakkında netlik sağlar.
  • Her göreve doğru rollerin atanmasını sağlamanıza ve görevler arasındaki tutarsızlıkları tespit etmenize olanak tanır.
  • Herkes belirli bir görev için sorumluluk düzeyinde net olduğu için suçlama oyunundan kaçınır.

RACI matrisinin dezavantajları

  • Bir görevi yerine getirme konusunda genel sorumluluğa kimin sahip olduğunu belirleyemezsiniz, yani bir görev çok sayıda R'ye sahip olabilir .
  • RACI konseptini, yakın bir şekilde çalışmadığınız daha büyük ekiplere açıklamak zor olabileceğinden, en iyi küçük ekiplerde verim sağlar.
  • Bir RACI matrisindeki her ayrıntıyı denemek ve yakalamak hata olabilir.Hem ekip boyutunuza hem de proje boyutunuza göre sizin için neyin işe yaradığını bulmak için denemeler yapmanız gerekir.

RACI matrisi ne zaman kullanılır?

Bir RACI matrisinin birincil işlevi, insanları görevlere bağlamaktır. Temel olarak, bir RACI Matrisi, bir projeye veya organizasyonel değişikliğe dahil olan herkesin projede kendilerinden tam olarak ne beklendiğini bilmesini sağlar.
Bir RACI çizelgesi hemen hemen her projede kullanılabilir.Özellikle görevler birden çok kaynak gerektirdiğinde, aynı anda çalıştığında veya diğer görevlere bağlı olduğunda faydalıdır.

RACI matrisine ihtiyaç duyulan bir kaç senaryo

  • Karar verme veya onay süreci projeyi geciktiriyorsa,
  • Görev sahipliği veya karar verme konusunda çelişki var ise,
  • Proje iş yükü, eşit olarak dağıtılmamış gibi görünüyorsa,
  • Takımda görev değişimi yaşandığında ve birini hızlı bir şekilde yeni bir göreve dahil etmeniz gerekiyorsa,

ÖRNEK : Pozisyonlara Göre

 

RACI matrisi nasıl oluşturulur

Şu 3 genel adımı izleyin:

  1. En üst satıra tüm proje rollerini veya ekip üyesi adlarını girin.
  2. Sol sütunda tüm görevleri, kilometre taşlarını ve kararları listeleyin.
  3. Her görev için, ekipteki her role veya kişiye bir sorumluluk değeri atayın.

RACI matrisinizi optimize etmek için hızlı ipuçları

  • Çizelgenizde temsil edilen herkesin belirlediğiniz rolleri ve sorumlulukları kabul ettiğinden ve kabul ettiğinden emin olun. Daha da önemlisi, matrisinizin daha fazla proje karışıklığını ortadan kaldırıp kaldırmadığını kontrol edin.
  • RACI matrisindeki proje görevlerine, kilometre taşlarına ve kararlara odaklanın. 
  • Ekip toplantıları veya durum raporları gibi genel veya idari yapılacak işlerden kaçının.
  • RACI matrisindeki görevleri proje planınızla aynı hizaya getirin, böylece ayrıntılar ve son tarihler konusunda karışıklık olmaz.
  • RACI tanımlarını basit ve ulaşılabilir tutun çünkü bazen hatırlamak zor olabilir!
  • Görev tanımlarına RACI atamaları ile beraber oluşturabilirsiniz, böylece herkes rol ve sorumlulukları konusunda netleşir.

Görevler ve sorumluluklar üzerinde anlaşmaya varılması için bunu bir grup çalışması olarak yapmanız önerilir.

  • Yapılması gereken görevleri belirleyin (bunu yapmak için bir İş Kırılım Yapısı kullanmak isteyebilirsiniz) ve ardından bunları şablonda listeleyin.

Tüm paydaşları tanımlayın ve onları şablona ekleyin. Bu şunları içerecektir:

  • Üstünüzdekiler - yönlendirme komitesi, proje sponsoru vb.
  • Acil proje ekibinizdekiler.
  • Proje ekibi için dahili olarak çalışanlar.
  • Daha geniş organizasyondan ilgilenen paydaşlar.
  • İlgili dış paydaşlar ve üçüncü taraflar.

Her görev için:

  • Görevi tamamlamaktan sorumlu (R) olan kişileri işaretleyin.
  • Yöneticiyi (A) belirleyin.
  • Danışılması gereken kişileri işaretleyin (C).
  • Bilgilendirilmesi gereken kişileri işaretleyin (I).

RACI Matris Kuralları - Dikkat Edilecekler

  • Her görevde en az bir Sorumlu(R) kişi vardır.
  • Net karar vermeye izin vermek için her göreve atanmış bir (ve yalnızca bir!) Yönetici (A) taraf vardır.
  • Hiçbir ekip üyesi çok fazla Sorumlu görevle aşırı yüklenmemelidir.
  • Matrisinizde çok sayıda Danışman ve Bilgilendirilen rolü varsa, onları bilgilendirmenin kolay ve hafif bir yoluna sahip olduğunuzdan emin olun. Herkesin proje planınıza erişimi olduğundan emin olun, böylece yol boyunca ilerlemeyi takip edebilirler.
  • Katılımlarını sağlamak için ekibinizle birlikte RACI çizelgesini oluşturun.
  • Yönetici olarak işaretlediğiniz kişilerin gerçekten söz konusu görevi imzalama yetkisine sahip olup olmadıklarını kontrol edin.
  • RACI matrisini düzenli olarak dağıttığınızdan ve geri bildirime dayalı güncellemeler yaptığınızdan emin olun.
  • RACI matrisini tüm paydaşlara, tablonun nasıl yorumlanacağına dair kısa bir açıklama ile birlikte dağıtın ve geri bildirim isteyin.
  • Aldığınız geri bildirime göre RACI matrisini güncelleyin ve tamamlanmış olarak imzalayın.

İnsanların optimize edilip edilemeyeceğini görmek için RACI matrisini analiz edin.

Örneğin:

  • A’ları mümkün olan en düşük rütbeli kişilere atayarak kuruluşun otoritesini aşağı çekmeye çalışın.
  • Çok fazla R'si olan insanlar var mı? Belki de kendilerine tahsis edilmiş çok fazla işleri vardır. Bu görev başkasına verilebilir mi?

Görevlerin optimize edilip edilemeyeceğini görmek için RACI'yi analiz edin:

Örneğin:

  • Daha hızlı tamamlanmasını sağlamak için R'ler bir görevden çıkarılabilir mi?
  • Bir görev için çok fazla C olması onu yavaşlatabilir çünkü bu kadar çok kişiye danışılması gerekir. Bazıları kaldırılabilir mi?
  • Çok fazla ben bir raporlama yükü oluşturabilir. Planı dağıtmak ve sonra insanları yalnızca istisnai bir şey olduğunda bilgilendirmek mümkün müdür?

ÖRNEK : İsimlere Göre